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06-03-2015
06-03-2015
INSTRUCCIÓN DE 12 DE FEBRERO DE 2015, DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE LOS REGISTROS Y DEL NOTARIADO, SOBRE LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE LOS EMPRESARIOS EN APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 18 DE LA LEY 14/2013, DE 27 DE SEPTIEMBRE, DE APOYO A LOS EMPRENDEDORES Y SU INTERNACIONALIZACIÓN
INTRODUCCIÓN: JUSTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA
Dada la trascendencia, tanto pública como privada, que tiene la legalización de libros contables, de actas y otros que -de forma obligatoria conforme a la normativa vigente- deben llevar los empresarios, resulta conveniente unificar criterios en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización, dando respuesta también a la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de garantía de la unidad de mercado, al reforzar la seguridad jurídica que proporcionan unos criterios procedimentales únicos y uniformes para la legalización de libros obligatorios de todas clases de los empresarios, que va a redundar en una mayor claridad, no sólo para los funcionarios competentes encargados de dicha legalización, sino también para todos los operadores jurídicos que se relacionan con la materia y por ende en una mayor economía y seguridad en todos los trámites de legalización, que es lo que pretende el nuevo sistema de legalización establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Por otra parte, la Instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos, estableció el formato y los requisitos que deben cumplir los soportes que contengan los ficheros relativos a los libros que se presentan para su legalización en el Registro Mercantil.
Se hace necesario un nuevo formato que empaquete los archivos que conforman la legalización en un archivo comprimido, aportando simplicidad, ahorro de tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática, el cual se establece en la presente Instrucción.
En resumen:
LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE LOS EMPRESARIOS
El sistema de legalización de libros de los empresarios, en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley de Emprendedores, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la Ley de Emprendedores.
Por tanto:
a) Para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, no podrán legalizarse, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles; y no será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
b) Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dichos asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE ACTAS
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que, en cada uno de dichos libros, conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente, a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
LIBROS REGISTROS DE SOCIOS O DE ACCIONES NOMINATIVAS
Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha, se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas, incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados.
En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones, o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
CARACTERÍSTICAS INFORMÁTICAS DEL SOPORTE ELECTRÓNICO
El soporte electrónico deberá cumplir los requisitos técnicos que, respecto al formato y contenido de los distintos ficheros, se especifican en un anexo a la Instrucción. A estos efectos, se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envío telemático.
Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita, deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.
INCIDENCIAS DERIVADAS DE JUSTA CAUSA
No obstante lo anterior, en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos del artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.
APLICACIÓN
Estas reglas serán de aplicación para la legalización de libros de las Personas Físicas y Jurídicas que tengan la obligación de llevar la contabilidad de acuerdo a lo indicado en el Código de Comercio (también serán de aplicación a las fundaciones, asociaciones, comunidades de bienes y UTES).
INTRODUCCIÓN: JUSTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA
Dada la trascendencia, tanto pública como privada, que tiene la legalización de libros contables, de actas y otros que -de forma obligatoria conforme a la normativa vigente- deben llevar los empresarios, resulta conveniente unificar criterios en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización, dando respuesta también a la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de garantía de la unidad de mercado, al reforzar la seguridad jurídica que proporcionan unos criterios procedimentales únicos y uniformes para la legalización de libros obligatorios de todas clases de los empresarios, que va a redundar en una mayor claridad, no sólo para los funcionarios competentes encargados de dicha legalización, sino también para todos los operadores jurídicos que se relacionan con la materia y por ende en una mayor economía y seguridad en todos los trámites de legalización, que es lo que pretende el nuevo sistema de legalización establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Por otra parte, la Instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos, estableció el formato y los requisitos que deben cumplir los soportes que contengan los ficheros relativos a los libros que se presentan para su legalización en el Registro Mercantil.
Se hace necesario un nuevo formato que empaquete los archivos que conforman la legalización en un archivo comprimido, aportando simplicidad, ahorro de tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática, el cual se establece en la presente Instrucción.
En resumen:
LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE LOS EMPRESARIOS
El sistema de legalización de libros de los empresarios, en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley de Emprendedores, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la Ley de Emprendedores.
Por tanto:
a) Para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, no podrán legalizarse, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles; y no será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
b) Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dichos asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE ACTAS
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que, en cada uno de dichos libros, conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente, a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
LIBROS REGISTROS DE SOCIOS O DE ACCIONES NOMINATIVAS
Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha, se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas, incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados.
En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones, o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.
Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
CARACTERÍSTICAS INFORMÁTICAS DEL SOPORTE ELECTRÓNICO
El soporte electrónico deberá cumplir los requisitos técnicos que, respecto al formato y contenido de los distintos ficheros, se especifican en un anexo a la Instrucción. A estos efectos, se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envío telemático.
Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita, deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.
INCIDENCIAS DERIVADAS DE JUSTA CAUSA
No obstante lo anterior, en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos del artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.
APLICACIÓN
Estas reglas serán de aplicación para la legalización de libros de las Personas Físicas y Jurídicas que tengan la obligación de llevar la contabilidad de acuerdo a lo indicado en el Código de Comercio (también serán de aplicación a las fundaciones, asociaciones, comunidades de bienes y UTES).